Biuro Usług Rynkowych Zbigniew Maciej Szymik
Najważniejszym czynnikiem, który skłonił nas do poszukiwania systemu była kwestia rozliczeń z klientami. Wystawianie faktur za pomocą zwykłego programu było czasochłonne ze względu na ich ilość i stopień komplikacji. Trafiliśmy na program TenvirkMK. Okazało się, że posiada on również inne interesujące elementy, m.in. korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej. Te dwa podstawowe czynniki wpłynęły na decyzję o wdrożeniu programu.
System poprzez rejestrację klienta i sposobu rozliczeń pozwala na automatyczne wystawienie faktury. W programie prowadzimy całą sprzedaż, a także raport kasowy i bankowy. Mamy więc na bieżąco informacje o zadłużeniu klientów. Korzystamy też z mechanizmu przypominania o należnościach.
Wcześniej czynności dodatkowe wykonywane dla klienta notowane były na karteczkach. Osoba wystawiająca faktury musiała je dopisać. Obecnie są one notowane bezpośrednio w systemie przez realizującego i automatycznie dodawane do faktury. Nie mamy więc problemu, że trzeba o czynnościach pamiętać i tracić czas na ich dopisywanie. Jest dużo więcej zafakturowanych czynności dodatkowych, gdyż ich rejestrowanie stało się łatwiejsze, co przekłada się to na wzrost przychodów kancelarii.
Istotny jest moduł korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej przypisywanej do klientów. Jego elementem jest elektroniczny dziennik korespondencji. Rejestrujemy każdy list (także email) wychodzący i przychodzący. Uzyskaliśmy więc możliwość przeglądu pełnej korespondencji z klientem i w jego sprawie.
Teczki podatkowe i ZUS zautomatyzowały przesyłanie klientom informacji o zobowiązaniach podatkowych. W przypadku skarg klienta na późne ich przesłanie, zawsze mogę sprawdzić jaka jest tego przyczyna. Widzę kiedy klient dostarczył dokumenty, w jakiej ilości oraz kiedy i w jaki sposób otrzymał informacje (nawet w przypadku przekazania ich telefonicznie).
Wprowadziliśmy procedury związanych np. z przyjęciem nowego klienta. Uruchomienie procedury powoduje, że zadania trafiają do wskazanych pracowników. Daje mi to pewność, że wszystkie niezbędne kroki zostały zrealizowane.
|
Zbigniew Maciej Szymik Doradca Podatkowy 8239 |
|
Biuro Rachunkowe BIUREX s.c. doradcy podatkowi Ryszard i Michał Cielibała
Kancelaria doradców podatkowych i biuro rachunkowe BIUREX powstało w 1991 roku. Biuro obecnie zatrudnia ponad czterdziestu pracowników podzielonych na kilka działów. Zorganizowanie pracy dużego biura jest trudne, dlatego zaczęliśmy zastanawiać się nad wdrożeniem programu, który nam w tym pomoże. Zdecydowaliśmy się na program TenvirkMK.
Wdrożenie programu do organizacji kancelarii umożliwiło nam ewidencjonowanie czasu pracy dla naszych klientów. Pracownicy rejestrując wykonywanie czynności tworzą swoje dzienne karty czasu pracy. Uzyskaliśmy więc ważną informację o rzeczywistym czasie poświęconym na obsługę klientów.
Dużym problemem w naszym biurze było również zapanowanie nad korespondencją e-mailową z klientami, która rozsiana po programach pocztowych różnych pracowników była niedostępna w całości. Wdrożony program posiada centralną bazę klientów i korespondencji. Pozwala ona na przegląd całej historii kontaktów z klientem z podziałem na działy, pracowników czy tematykę. Nie są to tylko e-maile, ale także faksy i SMS-y. Przechowywanie historii korespondencji daje możliwość poprawy terminowości współpracy z klientami.
Organizacje całego biura wspiera informacja o nazwie „stan prac”. Wyświetla ona zbiorczo wiadomości o zaawansowaniu prac księgowych oraz kadrowych. W jednym miejscu możemy zobaczyć co został już zrobione oraz na co jeszcze czekamy.
Ciekawym rozwiązaniem jest też strona WWW dla naszych klientów, która wyświetla informacje zebrane w programie. Klient w dowolnej chwili ma dostęp do swoich wyników podatkowych, kadrowo-płacowych czy też płatności. Ma również możliwość sprawdzenia stanu prac nad jego dokumentami. „Panel internetowy” (tak nazwano tą stronę WWW) pozwala klientom również na przesyłanie do nas dokumentów, a także wgląd w dokumenty już zarchiwizowane.
Program przyniósł wymierne korzyści dla biura, nie umykają już rozliczeniu z klientem żadne dodatkowe czynności, które dla niego wykonaliśmy.
Sam proces wdrożenia programu był etapowy i trwał kilka miesięcy. Wymagał on zaangażowania ze stron pracowników. Trafną decyzją okazało się wyznaczenie lidera wdrożenie. Osoba ta nadzorowała stan prac wdrożeniowych oraz była odpowiedzialna za kontakty z firmą TENVIRK, co zdecydowanie zoptymalizowało cały proces uruchomienia systemu.
|
Michał Cielibała Doradca podatkowy 8015 |
|
Biuro Doradcy Podatkowego Małgorzata Piszczek
Usługi świadczone, przez moją kancelarię w zdecydowanej większości polegają na stałej obsłudze księgowej i podatkowej podmiotów gospodarczych. Mamy zatem do czynienia z powtarzającymi się co miesiąc czynnościami związanymi ze świadczeniem tego rodzaju usług.
Do wdrożenia programu TenvirkMK skłoniły nas trudności z monitorowaniem prac dla poszczególnych klientów. Problemem było również przejęcie pracy w przypadku nieoczekiwanej nieobecności księgowego.
Problemy te rozwiązały teczki podatkowe. Dla każdej z grup klientów mamy ustandaryzowane listy zadań. Księgowy realizując je możne zanotować dodatkowo informacje o brakujących dokumentach czy zalecenia dla klienta. Teczki podatkowe z listy czynności pozwalają określić stopień zaawansowania prac dla klienta w danym miesiącu.
Przygotowanie e-maili dla klientów z informacją o podatkach było bardzo pracochłonne. Nigdy nie miałam pewności jaka treść została wysłana i czy była ona sformułowana w sposób jasny. Program wprowadził szablony informacji podatkowych i ZUS, które rozwiązały tą kwestię.
Ważna dla nas jest również kontrola wydania dokumentów klientom zorganizowana w programie poprzez protokoły wydania teczek podatkowych. Teraz zawsze wiemy, jakie dokumenty klient już odebrał, a które znajdują się jeszcze w biurze.
Nie wyobrażam sobie teraz pracy bez modułu komunikacji wewnątrz firmowej oraz modułu terminarza zawartych w programie. Polecenia dla pracowników wpisywane są do programu. Program przypomina pracownikom o ich realizacji, a mnie umożliwia sprawdzenie ich wykonania. W terminarzu wszyscy pracownicy widzą kto i kiedy jest na urlopie lub ma spotkanie. Wiedza ta usprawnia pracę zespołową.
TenvirkMK zbiera w jednym miejscu wszelkich informacji o kliencie. Przygotowując się do rozmowy czy nawet w jej trakcie mam wgląd do całej korespondencji (wysłanej i odebranej). Znacznie ułatwia to rozmowę. Klient z jednej strony czuje, że nad wszystkim czuwam i o wszystkim wiem, poprawia to znacznie jego poczucie bezpieczeństwa. Z drugiej strony nie może zarzucić, że księgowa go o czymś nie poinformowała lub zrobiła to nieterminowo. Jeżeli z kolei pracownik naprawdę "coś zawalił " - to jest to również widoczne i mogę odpowiednio zareagować.
Teczki podatkowe ułatwiają nam wdrożenie nowych pracowników do pracy. Wymienione funkcje usprawniły naszą pracę. Aktualnie bez nich nie wyobrażamy sobie funkcjonowania firmy.
|
Małgorzata Piszczek Doradca podatkowy 10145 |
|
Biuro Księgowości i Doradztwa Podatkowego ACCF Monika Kawalec
ACCF Biuro Księgowości i Doradztwa Podatkowego istnieje od 2006 roku. Początkowo kancelarię obsługiwało wyłączenie dwóch doradców podatkowych - każdy kompleksowo realizował zlecone zadania. W miarę rozwoju okazało się, że nie można w ten sposób sprawnie zorganizować pracy. Trudnością było zapanowanie nad ciągle zwiększającą się liczbą informacji. Należało tak zreorganizować pracę, aby zapewnić klientom bezpieczeństwo i usprawnić działania pracowników.
Sam moment wdrożenia był pracochłonny. Wymagał od zarządzających i pracowników poświecenia czasu na wstępną konfigurację i zmianę zasad podejścia do pracy (co jak wiadomo nigdy początkowo nie wzbudza entuzjazmu).
Wkrótce po wdrożeniu odczuliśmy korzyści z podjętej decyzji. Przestaliśmy mieć problemy z dostępem do korespondencji z klientami. Nie ma już kłopotu z odszukaniem e-maili swoich, jak i pozostałych pracowników. Podobnie jest z poleceniami dla pracowników. System przypomina o konieczności ich realizacji - a zlecający ma informację zwrotną. Dzięki temu pracownicy efektywniej potrafią wykorzystać swój czas pracy. Ciekawym rozwiązaniem jest moduł SMS - przydatny, gdy do klienta lub pracownika trzeba wysłać pilna informację. SMS-a można łatwo znaleźć w systemie.
Ułatwieniem jest system powiadamiania klientów o podatkach i ZUS. Pisanie tych e-maili zajmowało wiele czasu. TenvirkMK ujednolicił szatę graficzną tych informacji co korzystnie wpływa na wizerunek kancelarii. Pracownicy przygotowują je automatycznie co oszczędza czas oraz eliminuje ewentualne pomyłki.
Rozwiązaliśmy także kwestię zastępstw w razie choroby czy urlopu pracownika. Program posiada mechanizm, w którym osoba zastępująca nieobecnego pracownika ma pełny wgląd w sprawy klientów.
Nieodzowną funkcją jest też system weryfikacji stanu prac biura w widoku całości oraz z podziałem na pracowników. Możemy w porę zareagować w przypadku problemu z terminowością wykonywanych czynności. Możemy też ocenić zaangażowanie pracowników i zweryfikować ilość wykonywanych przez nich czynności.
Przydatne jest też narzędzie do weryfikacji stanu deklaracji. Księgowi i osoba zarządzająca ich pracą w dowolnej chwili mogą sprawdzić jakie deklaracje i informacje pozostały jeszcze do zrobienia lub są już zrobione i czekają na wysyłkę. Daje to komfort i bezpieczeństwo kancelarii, ale także pracowników.
Bardzo pomocny jest też mechanizm pozwalający na sprawne sporządzanie protokołów przyjęcia dokumentów od klienta oraz ich wydania po zakończeniu prac.
Udostępniamy klientom informacje poprzez panel internetowy. Mogą oni przesyłać wszelkie niezbędne informacje i dokumenty oraz na bieżąco sprawdzać wyniki podatkowe, ZUS, statystyki, terminy. Znacznie zwiększyło to rozpoznawalność naszej kancelarii na rynku usług księgowych i doradczych.
Obecnie zastanawiamy się nad zakupem wyższej wersji programu TenvirkMK - (wiadomo, że apetyt rożnie w miarę jedzenia) wiedząc, że obrany przez nas kierunek rozwoju jest na pewno słuszny.
|
Monika Kawalec Doradca podatkowy 10690 |
|